یکی از مندرجات اسناد رسمی مالکیت، حدود اربعه ملک است و در صورتی که به هر دلیلی حدود واقعی ملک با آنچه در سند رسمی منعکس شده مطابقت نداشته باشد، اصلاح سند رسمی مالکیت ضرورت می یابد. اصلاح حدود سند رسمی مالکیت حسب مورد توسط اداره ثبت یا هیات نظارت و تحت شرایط مقرر در قانون ثبت اسناد و املاک و آیین نامه های مربوطه صورت می پذیرد.

اصلاح حدود سند رسمی مالکیت در صورت اضافه مساحت

برابر ماده 149 ملحق شده به قانون ثبت اسناد و املاک، نسبت به ملكي كه با مساحت معيّن مورد معامله قرار گرفته باشد و بعداً معلوم شود اضافه مساحت دارد، ذي ‏نفع مي‏تواند قيمت اضافي را براساس ارزش مندرج در اولين سند انتقال و ساير هزينه‏هاي قانوني معامله به صندوق ثبت توديع و تقاضاي اصلاح سند خود را بنمايد.
در صورتي كه اضافه مساحت در محدوده سند مالكيت بوده و به مجاورين تجاوزي نشده و در عين حال بين مالك و خريدار نسبت به اضافه مذكور قراري داده نشده باشد، اداره ثبت سند را اصلاح و به ذي‏نفع اخطار مي‏نمايد تا وجه توديعي را از صندوق ثبت دريافت دارد. عدم مراجعه فروشنده براي دريافت وجه در مدتي زائد بر ده سال از تاريخ اصلاح سند، اعراض محسوب و وجه به حساب درآمد اختصاصي ثبت واريز مي‏شود.

البته اجرای این ماده مستلزم تدقیق و بررسی موضوع توسط کارشناسان است و نمی توان صرفا با پرداخت ارزش اضافه مساحت و سایر هزینه های قانونی خواستار اصلاح حدود سند شد.

اصولا ماده 149 قانون ثبت اسناد و املاک ناظر بر املاکی است که به هر دلیل به درستی اندازه گیری نشده اند و حدود واقعی آنها مغایر با حدودی است که در سند رسمی مالکیت قید شده است. جهت اصلاح حدود سند بر اساس این ماده ضروری است به نظر کارشناسان و مسئول واحد ثبتی، مورد مشمول ماده 149 و بند 391 مجموعه بخشنامه های ثبتی باشد و در این صورت متقاضی می تواند با پرداخت قیمت اضافی، اصلاح حدود سند را بخواهد.

بنابراین پس از وصول درخواست متقاضی مبنی بر اصلاح حدود سند، نماینده ثبت و نقشه بردار با حضور در محل وقوع ملک، اقدام به اندازه گیری زمین نموده و نظر خود راجع به شمول یا عدم شمول ماده 149 الحاقی به قانون ثبت اسناد و املاک و بند 391 مجموعه بخشنامه های ثبتی را اعلام می کنند. پس از تنظیم گزارش توسط نقشه بردار و نماینده ثبت، واحد ثبتی باید درمورد تقاضای مربوطه اتخاذ تصمیم نماید.

اصلاح حدود سند رسمی مالکیت در صورت کسر مساحت

چنانچه مالک، اصلاح سند مالکیت خود را از حیث کسر مساحت و طول اضلاع ملک به طور کتبی تقاضا نماید و با کسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت نباشد، اصلاح ثبت ملک و سند مالکیت توسط اداره ثبت بلامانع است.

اصلاح حدود سند رسمی مالکیت اعیان

 سند مالکیت اعیان اصولا در دو صورت تنظیم و صادر می شود. مورد اول در راستای اجرای ماده 21 قانون ثبت و پذیرش تقاضای ثبت اعیان است و مورد دوم راجع به اعیان احداث شده در اراضی موقوفه است که تابع ماده 104 مکرر آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک می باشد.

بنا بر ماده اخیرالذکر چنانچه پس از ثبت ملک در دفتر املاک، مالک آن به موجب سند رسمی، قراردادی نماید که بالنتیجه اعیان احداثی در آن ملک به ملکیت طرف قرارداد که مجاز در احداث اعیانی بوده مستقر گردد، خلاصه سند قرارداد او را باید در ستون انتقالات سند مالکیت و ذیل ثبت ملک قید نمود و مالک اعیانی پس از انجام عمل می تواند سند مالکیت آن را از اداره ثبت بخواهد. اداره ثبت وقت معاینه محل و تعیین حدود و حقوق ارتفاقی اعیانی را به مالک عرصه و مجاورین اخطار مینماید و در وقت مقرر صورت مجلس معاینه را تنظیم می کند که هرگاه اختلافی نباشد با دریافت حق الثبت انتقال، سند مالکیت اعیانی را صادر خواهد نمود و در صورت بروز اختلاف و ارائه گواهی رجوع به دادگاه از تاریخ تنظیم صورت مجلس تا ۳۰ روز از صدور سند مالکیت تا صدور حکم نهایی خودداری می شود.

در فرض اول اصلاح حدود سند مالکیت اعیان موکول به اصلاح حدود سند مالکیت عرصه مطابق با مفاد ماده 149 الحاقی قانون ثبت اسناد و املاک است. پس از اصلاح سند مالکیت عرصه و با موافقت مالک عرصه، حدود مندرج در سند اعیانی نیز اصلاح خواهد شد.

فرض دوم راجع به اعیانی مستحدثه در عرصه موقوفه است که اصولا با اذن متولی و پس از تنظیم اجاره نامه رسمی ایجاد شده است. در این قبیل موارد اگر حدود اربعه که در سند مالکیت اعیان قید شده با محدوده ای که عملا در تصرف مستاجر است یا در قرارداد اجاره معین شده تطبیق نداشته باشد، حدود سند مالکیت اعیان باید اصلاح شود.

بعد از وصول تقاضای مالک اعیان در خصوص اصلاح حدود، نقشه بردار و نماینده ثبت ضمن بازدید از محل اقدام به محاسبه حدود و تهیه گزارش می نمایند. پس از اصلاح سند اجاره یا تنظیم اجاره نامه جدید مطابق با حدود واقعی، سند مالکیت اعیان نیز اصلاح خواهد شد.

اصلاح حدود سند مالکیت توسط هیات نظارت

وفق بند 392 مجموعه بخشنامه های ثبتی، به موجب گزارش هایی که برای اصلاح حدود و طول اضلاع یا مساحت ملک (خصوصا نسبت به املاک ثبت شده) مشروط بر اینکه مشمول ماده 149 قانون ثبت و بند 391 این مجموعه نباشند، برای طرح در هیات نظارت فرستاده می شود، بایستی مستندا و مستدلا با قید علل و جهات مختلفه و توجیه کامل امر و اظهار نظر صریح و منجز و نقشه و کروکی ملک مورد گزارش با معاینه محل و تحقیق لازم تهیه و با تصریح به این که هیچ گونه تجاوزی به حدود و حقوق مجاورین داخل کادر نمی شود با نظر صریح رئیس اداره ثبت به ثبت منطقه مربوط ارسال شود.

در مواردی که توضیح آن ها گذشت اصلاح حدود سند تحت شمول ماده 149 الحاقی به قانون ثبت و بند 391 مجموعه بخشنامه های ثبتی انجام شده و اداره ثبت در خصوص موضوع اظهار نظر می کند و در سایر موارد، یعنی موارد خارج از شمول ماده 149 الحاقی به قانون ثبت و بند 391 مجموعه بخشنامه های ثبتی، رسیدگی با هیات نظارت استان است.

به عبارت دیگر چنانچه ملک موضوع تقاضا دارای سابقه ثبتی بوده و سند رسمی مالکیت برای آن صادر شده باشد و مساحت اضافی مورد تقاضا داخل در محدوده این سند بوده و در اثر تجاوز به املاک مجاور ایجاد نشده باشد و همچنین توافقی بین فروشنده و خریدار در خصوص مساحت اضافه وجود نداشته باشد، اداره ثبت اقدام به رسیدگی می کند. در سایر موارد یعنی در فرض فقدان هریک از شرایط مورد اشاره، اداره ثبت موظف است پس از بررسی گزارش نقشه بردار و نماینده ثبت در صورت لزوم پرونده را جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم به هیات نظارت ارجاع دهد.

اصلاح حدود سند رسمی مالکیت در صورت انصراف شهرداری از اجرای طرح های عمرانی

در مواردی که مساحت و طول اضلاع املاک واقع در طرح های شهرداری به منظور اجرای این طرح های عمرانی کسر و ثبت دفتر املاک و سند مالکیت اصلاح شده باشد و بعدا شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید و مالک تقاضای اطلاح سند مالکیت را به صورت اولیه بنماید، اصلاح ثبت و سند به وضع اولیه به شرط موافقت شهرداری بلامانع است.

اصلاح حدود سند رسمی مالکیت به در خواست مالکان   

هر گاه مالکین دو یا چند ملک مجاور به منظور اصلاح و بهبود وضع املاک خود نیاز به مبادله قسمت های جزئی از املاک خود را داشته باشند، می توان با تنظیم صورتجلسه توافق و سند رسمی و پرداخت حقوق و عوارض مربوطه عمل کرد و رعایت تشریفات راجع به تفکیک املاک ضرورتی ندارد.

اصلاح اسناد مالکیت در این فرض علاوه بر رعایت موارد فوق در صورتی امکانپذیر است که مخل به حقوق ثالث نباشد و به املاک سایر  اشخاص تجاوز نشود.